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Detalla el orden del día

La Importancia del Orden del Día en la Negociación

Autor: Godebtor (fuentes)

El éxito de cualquier negociación no se limita simplemente al contenido de las propuestas presentadas o a la habilidad persuasiva de los negociadores, sino que comienza mucho antes, con la estructura y planificación adecuada de la reunión. Aquí es donde entra en juego el «orden del día», una herramienta esencial para el éxito de cualquier proceso de negociación.

¿Por qué es el orden del día una pieza fundamental?

  1. Preparación y Estructura: Antes de adentrarse en el núcleo de las discusiones, es crucial que ambas partes tengan una comprensión clara y común de los temas que se tratarán. Esto no solo establece las expectativas, sino que también garantiza que todos los temas relevantes se aborden de manera estructurada.

  2. Evitando Sorpresas: La negociación, a pesar de sus desafíos, no debe ser un terreno para sorpresas inesperadas. Al tener un orden del día acordado previamente, se asegura que ambos lados estén preparados para discutir y resolver cada punto presentado.

  3. Optimización del Tiempo: Con el tiempo asignado para cada tema, las partes pueden garantizar que todos los puntos reciban la atención que merecen, evitando debates extensos e innecesarios.

Directrices para un orden del día efectivo:

  1. Inicio con Puntos de Acuerdo: Al comenzar con temas donde existe un consenso probable, se establece un tono positivo y colaborativo para el resto de la negociación.

  2. Priorización: Lidiar con temas más desafiantes después de haber establecido un terreno común puede hacer que estos temas sean menos intimidantes y más manejables.

  3. Flexibilidad Controlada: Si bien es esencial mantenerse fiel al orden del día acordado, es igualmente crucial permitir cierta flexibilidad, siempre y cuando ambas partes estén de acuerdo.

  4. Revisión y Estrategia: Una vez establecido el orden del día, ambas partes deben tomarse el tiempo para revisarlo, prepararse adecuadamente y, si es necesario, establecer su estrategia de negociación.

  5. Respeto al Orden Establecido: En caso de desacuerdos sobre cambios en el orden del día una vez iniciada la reunión, la prioridad debe ser mantener el orden original, a menos que ambas partes acuerden lo contrario.

Concluyendo, el orden del día es más que una simple lista de temas a tratar; es una hoja de ruta que guía la negociación hacia un desenlace exitoso. Al seguir estas directrices, las partes pueden maximizar sus oportunidades de llegar a acuerdos beneficiosos para todos.

Después de esta planificación inicial y al seguir el camino trazado, es cuando se entra en el meollo de la negociación: entender y respetar los intereses de todas las partes y trabajar juntos hacia un objetivo común. Como se mencionó anteriormente, la esencia de un pacto sólido se basa en la búsqueda activa de beneficios mutuos, reconociendo y respetando los intereses individuales mientras se trabaja hacia un objetivo común.

Al iniciar una negociación es muy importante saber el orden de la negociación, comúnmente llamado el orden del día. Por lo que debe estar convenientemente confeccionado y consensuado por las partes. El orden del día sirve para obtener el acuerdo de todos los participantes en relación a los asuntos negociables o temas diversos que se van a exponer. Es un acto previo a la reunión que permite evitar temas no tratados internamente por una de las partes. Es conveniente formularlos al inicio de las sesiones negociadoras y estar presentados de forma genérica con suficiente antelación por ambas partes. Ayuda a marcar un rumbo en la sesión de negociación. Toda parte o agente negociador debe proponer un orden del día y enviarlo a la contraparte para su validación, aceptación o modificación. No hacerlo implica que se pueda dar un orden aleatorio, no conveniente para ninguna de las partes dada la falta de control que pueda tener la negociación en el resultado. 
 
¿Qué se consigue formulando el orden de día?
 
En el orden del día se define el núcleo de la reunión. El núcleo de la reunión son los puntos a tratar con las partes implicadas. Servirá para la presentar argumentos, responder argumentos, identificar estrategia y establecer posiciones. 
 
A nivel conjunto se consigue:
 
  • Ayuda a definir el núcleo de la negociación.
  • Se define la amplitud del debate. Se definen los límites que se van a tratar. Qué puntos entran en la negociación y qué puntos no entran en la negociación.
  • Posibilidad de reparto equitativo del tiempo. Se asigna tiempo estimado en cada asunto. 
 
A nivel de cada de las partes:
 
  • Cada parte da entrada a los puntos que le interesan.
  • Programar el desarrollo de la negociación dando prioridad a determinados asuntos. 
  • Ayuda a definir objetivos que se persiguen.
 
Es conveniente que los puntos que se prevé mayor consenso se atiendan al principio, es decir, los puntos del orden del día que requieran menor debate para llegar al encuentro de las partes se traten los primeros. Los puntos más distantes, a priori, conviene que sean tratados superado el ecuador de la reunión. Por dos motivos: el primer motivo, es debido a cerrar cuanto antes los puntos que acercan a las partes, dejarlos cerrados implica sensación de avance y unión, ya crea un nexo que ocasiona vinculación. El segundo motivo es porque superado el ecuador es más fácil centrarse en los puntos que requieren más atención. Es más probable que las partes estén más centradas en el ámbito de la reunión. 
 
El orden del día requiere atención por ambas partes. Y puede que a veces se llegue a incluso negociar su contenido. Es aconsejable que ambas partes acuerden el contenido del mismo, y si es propuesta de una de las partes, al menos sea enviado a la contraparte con un tiempo prudencial para poder consensuarlo.
 
Es conveniente dejar claro que si no está en el orden del día es un punto que no debe ser tratado. ¿Por qué? Puede que una parte no haya deliberado internamente el asunto y requiera de tiempo y preparación para cerrar el asunto con un acuerdo reflexivo. 
 
Es conveniente que ambas partes revisen el orden del día y establezcan la estrategia a adoptar para el entendimiento. 
 
Normalmente la parte que culmina el orden del día suele ser la que tiene mayor interés en la reunión y suele ser la que habitualmente tiene el primer turno para hablar. Cuando se define un camino no hay porque cumplirlo obligatoriamente si ambos están de acuerdo. Es conveniente. Si una de las partes quiere mantener el orden del día y la contraparte quiere cambiar el orden del día una vez empezada y conformada la reunión, tiene prioridad la parte que quiere mantener el orden del día propuesto inicialmente. 
  

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