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Centra el núcleo de la negociación

El orden del día

Autor: Godebtor (fuentes)

Al iniciar una negociación es importante tener descrito un plan de ejecución, al cual nos referimos como orden del día. Debe estar convenientemente realizado y consensuado entre las partes. En el se describe principalmente la apertura y el núcleo de la negociación.

Es un documento primordial para empezar una negociación. Requiere igualmente que ambas partes acuerden el orden del día de modo conjunto. Saber y consensuar qué temas se van a sacar. La finalidad es centrarse en los objetivos que se persiguen. Es costumbre enviar o recibir el orden del día con tiempo suficiente para que la otra parte haga su aportación, acepte el propuesto por nuestra parte o introduzca otros puntos, llamados Open Ítems. También es costumbre que la parte que establece el orden del día es la que mayor interés tiene en llevar a cabo la reunión y suele tener el primer turno para hablar, además de una pequeña presentación o actualización de los puntos comentados en anteriores reuniones si las hubieran. Si centramos el núcleo de negociación en los temas que damos prioridad nos permite optimizar los tiempos. Evitando alargar más de lo previsto una reunión y crear eficiencias en el proceso.

 
Conformado el orden del día y llegado el día / hora de la reunión conviene abordar las siguientes fases en los puntos que generen debate:
 
Presentar Open ítem – Responder Open ítems – Identificar estrategias – Establecer posiciones.

Os damos 3 Consejos básicos en cada una de las fases de los puntos:

 
  • En la presentación de Open Ítems:
a. Es importante establecer si se pretende ser el primero en presentar o se espera a la contraparte para su introducción. Si no hay inconveniente se establece la misma persona que ha realizado la presentación inicial para realizar / presentar todos los Open Ítems descritos en el Orden del día.
b. Resume los puntos y haz pausas que permitan comprobar si la otra parte ha comprendido el punto expuesto o se requiere explicación alternativa.
c. Si hay un tiempo asignado al punto en concreto mencionar disponibilidad de tiempo.

  • Responder a los Open Ítems:
a. Escucha activa de los argumentos que presenta la contraparte y apuntar todas las propuestas lanzadas. Es aconsejable iniciar esta fase centrándose en los puntos en los que ambas partes están de acuerdo ants de pasar a los temas peliagudos.
c. No hacer concesiones al principio, esperar última fase para establecer posiciones.
d. Dejar que la otra parte presente los argumentos en primer lugar tiene sus ventajas, ya que se puede descubrir que sus demandas están menos alejadas de lo que habíamos imaginado.

  •  Identificar estrategias:
a. Es acertado sondear las actitudes de la oposición, ¿que os parece si…?, ¿si por nuestra parte …?, adoptar planteamientos abiertos, de modo hipotético, con posturas flexibles lejos de afirmaciones rotundas que declinen posiciones inamovibles.
b. El desarrollo de los puntos presentados debe haber sido estudiado. No hay una regla básica en el lanzamiento de concesiones, más que toda concesión se realiza con el objetivo que la contraparte también realice concesiones que convengan. No interesa competir con la otra parte, más bien interesa crear una alianza.
c. Es recomendable no dejar sin margen de maniobra a la otra parte, ya que se reducirán las posibilidades para que haga concesiones. Las propuestas lanzadas por nuestra parte deben ofrecer un margen de maniobra suficiente para la contraparte.
 
  • Establecer posiciones:
a. Establecer posiciones ayuda a cerrar y aclarar propuestas, siempre con un tono firme, tranquilo, y sin ninguna alternación de tono.
b. Revisar los planteamientos iniciales por ambas partes para ver lo que se ha avanzando. Destaca lo positivo de lo hablado y disimula lo negativo sin obviarlo.
c. Tener presente que los acuerdos se consiguen, no se ganan. Se ha de intentar que a la otra parte le resulte fácil modificar su posición. Esto evitará llegar a un punto muerto.
 

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