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Cómo organizar una reunión de negociación

La Reinvención de las Reuniones: Una Perspectiva Mediadora

Autor: Godebtor (fuentes)

En el entramado de la interacción humana, «reunirse» trasciende el simple acto de agruparse. Es una conjunción de fuerzas, una amalgama de ideas y, en muchas ocasiones, un crisol de tensiones. Tradicionalmente, asociamos la reunión a un conjunto de individuos que convergen en un espacio, ya sea por convocatoria o espontaneidad, con un propósito en mente. Aquí, deseo ahondar en el entorno de las reuniones programadas entre partes, con un enfoque específico: la mediación y negociación.

La irrupción de la COVID-19 y la revolución tecnológica que la acompaña ha replanteado los escenarios de encuentro. Si bien las raíces de la comunicación se mantienen intactas, el contexto ha sumado variables que reconfiguran nuestra manera de interactuar. Paradójicamente, aunque las circunstancias cambien, la esencia de la comunicación y el intercambio permanece inmutable.

El Arte de Programar: Más Allá del Espacio y el Tiempo

Temporalidad y Estrategia. Evitar las negociaciones impulsivas es una máxima que todo mediador entiende. Las negociaciones espontáneas, esas surgidas en pasillos o ascensores, carecen de la preparación necesaria. Programar un encuentro es abrir un espacio para la reflexión y la estrategia. Es garantizar que las partes tengan tiempo para discernir sobre sus objetivos, propiciar un análisis previo y permitir la maduración de propuestas.

La Sensibilidad del Momento. Más que una simple elección de fecha y hora, programar una reunión es un ejercicio de sensibilidad. Se trata de captar el momento propicio, ese instante donde las posibilidades de acercamiento y entendimiento se maximizan. Es crucial aprovechar las fuentes de información para discernir el mejor momento, sin caer en la parálisis por análisis.

Entendiendo al Oponente. La espontaneidad controlada puede ser una herramienta útil. Proponer un encuentro sin mucha antelación puede brindar una visión clara sobre las preferencias temporales de la contraparte. Aquí radica la importancia de conocer y comprender al interlocutor.

Configurando el Espacio: Más Allá de la Mera Ubicación

La Dinámica del Entorno. Crear un ambiente propicio para la negociación es esencial. Es imperativo que este espacio proyecte la seriedad y compromiso de la conversación, garantizando comodidad y concentración.

Geometría de la Interacción. La disposición física puede influir en la dinámica del encuentro. Las mesas redondas, por ejemplo, democratizan la conversación y disipan percepciones de jerarquía. En cambio, las mesas rectangulares pueden ser ideales cuando se requiere una dirección clara de la conversación.

La Quintaesencia del Equipo. Cinco es un número mágico en mediación. Dos representantes por parte y una figura imparcial que actúe como moderador pueden ser la fórmula ideal para evitar saturaciones y garantizar un flujo efectivo de la conversación.

Adaptándose a la «Nueva Normalidad»

Las videoconferencias se han erigido como las nuevas arenas de interacción. A pesar de que su uso implica renunciar a ciertos matices no verbales de la comunicación, las ventajas son innegables: optimización del tiempo, flexibilidad geográfica y accesibilidad a recursos digitales.

En este panorama digital, Godebtor se erige como un puente entre las partes, facilitando no solo la interacción, sino también el entendimiento. Proporcionamos herramientas de comunicación vanguardistas, diseñadas para fomentar el acercamiento y forjar acuerdos robustos y duraderos.

El futuro de las reuniones es incierto, pero lo que está claro es que, con la preparación y herramientas adecuadas, podemos adaptarnos y prosperar en cualquier escenario que se nos presente.

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